Pour en finir avec les réunions inefficaces

Paradoxalement, la globalisation des entreprises et la transformation digitale instaurée par celles-ci, ont contribué à multiplier le nombre de réunions. Aujourd’hui, les salariés français passent en moyenne trois semaines par an en réunion ; et ce chiffre double pour les cadres.

Pour autant, de nombreux salariés ont le sentiment d’être inutile lors de ces réunions et beaucoup d’entre eux en profitent pour faire autre chose. Lorsque plusieurs réunions s’enchaînent dans la même journée, il ne reste plus beaucoup de temps pour traiter les actions à faire. Il n’est donc pas rare qu’un salarié réponde à ses mails pendant la réunion. Il n’y a aucun mal en soi ; cependant, tout le monde n’est pas polychrone. L’attention du salarié est dans ce cas grandement affectée.  De plus, selon une étude réalisée par Opinionway « 48 % des salariés considèrent les réunions comme étant peu productives ».

Malgré ce constat, les réunions de travail restent un bon moyen pour faciliter la communication entre les différents niveaux hiérarchiques présent au sein de l’entreprise. Bien menées, les réunions permettent de gagner du temps, d’économiser de l’argent et d’être bien plus performant.

Quelques changements à mettre en place :

🎯 Avant la réunion : fixer les objectifs

Pour le bon déroulement d’une réunion professionnelle, celui-ci doit absolument être préparée. Il est important de connaître la direction à suivre et ce que l’on doit réaliser. Cela doit être clairement présenté à l’ensemble des intervenants présent dans la salle. Si c’est chose faite, votre réunion gagnera en productivité et vous serez plus facilement en mesure de respecter les timings.
Une réunion ne doit pas nécessairement être longue pour être réussie. Au contraire, en limitant sa durée au maximum, cela vous permettra d’aller à l’essentiel. Les points qui n’auront pas été abordés pourront par exemple être traités par mail. D’ailleurs, les résultats d’un sondage Ifop vont dans ce sens puisque l’étude révèle que l’attention des participants décroche au bout de 52 min, alors que la durée moyenne d’une réunion est d’une heure et demi.
« Inviter une personne à une réunion uniquement parce qu’elle est concernée par le sujet n’est pas une raison suffisante. »
Autre point important, de nombreux salariés ont le sentiment d’être inutile lors d’une réunion. Pour pallier ce problème, il est conseillé de restreindre au maximum le nombre de participants. Les collaborateurs présents doivent avoir un réel intérêt à prendre part à la réunion. Si on a seulement besoin d’un salarié pour traiter un point en particulier durant la séance, celui-ci peut tout à fait partager son expertise en restant joignable à distance.

🙋🏼‍♀️ Pendant la réunion : créez de l’interaction

Pour animer vos réunions, il est important de mettre en place différentes activités. Nous vous conseillons donc d’oublier les présentations Powerpoint contenant de grandes phrases et de nombreux chiffres, puisqu’elles deviennent vite assez ennuyeuses.
Préférez plutôt les modules et outils permettant de faire participer l’ensemble du groupe ; en voici quelques exemples :
  • L’Icebreaker: c’est un anglicisme que l’on peut traduire par brise-glace en français. Cette technique vise à mettre les participants à l’aise dès le début de la séance. Faire une blague était souvent le moyen le plus rependu de réaliser un Icebreaker ; mais aujourd’hui avec les différentes offres digitales, vous pouvez créer des rendus bien plus élaborés et innovants. Comme par exemple, un trombinoscope réalisé à partir des selfies de vos salariés ou encore un atelier dessin libre collaboratif.
  • L’idéation: encore un terme anglais pour décrire le processus visant à faire émerger de nouvelles idées de manière collective. Un bon moyen de favoriser l’idéation est de mettre en place un brainstorming, qu’il soit classique (brainstorming pop-corn) ou bien par groupe (brainstorming 635).
  • Le problem solving: ici, l’objectif est d’identifier les points de frictions et de mettre à jour une solution pour les surpasser. Il existe un atelier parfaitement adapté à cette situation, c’est le modèle « speed boat ». Par le biais de cet exercice, vous pourrez mettre à jour vos forces, faiblesse, opportunités et menaces. En somme, c’est le dérivé d’un SWOT, mais en étant plus imagé, il vous permettra d’avoir une bien meilleure participation de la part des salariés.

✅ Après la réunion : faire le bilan

En fin de réunion, il est nécessaire de réaliser un bilan afin de visualiser clairement si les objectifs ont été atteints ou non. On peut se trouver dans trois situations différentes. Soit les objectifs ont été atteints, il s’agit alors de les diffuser et de communiquer dessus. Ou alors, il reste à les finaliser, dans ce cas il est tout à fait possible de déléguer cette tâche à une tiers personne. Enfin, si certains objectifs restent à réaliser, dans ce cas, il peut être intéressant de reprogrammer une réunion avec un groupe plus restreint de 2 ou 3 personnes.
D’autre part, c’est le moment parfait pour fixer les prochains rendez-vous et les prochaines échéances relatives au projet ; puisque l’on peut vérifier rapidement les disponibilités de chacun.
Suite à cette réunion, il peut être intéressant de recueillir l’avis des participants au moyen d’un questionnaire de satisfaction ou plus simplement d’un sondage. Cela permet d’avoir un retour direct de la part des participants et d’améliorer constamment le bon déroulement des réunions professionnelles.    

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